업무일지를 왜 써야 할까요? - 나만의 매뉴얼과 사수 만들기
이런 분들에게 추천합니다
• 매일 해내는 업무 속에서 나만의 성장 지점을 찾고 싶은 분
• 매뉴얼과 사수 없이 새로운 일을 시작해야 하는 분
• 노션을 업무에 활용할 수 있는 방법을 찾고 계신 분
서비스 기획자로 첫 커리어를 시작했을 때, 제가 맡은 일에는 매뉴얼도, 사수도 없었습니다. 당장 해결해야 하는 투두리스트는 잔뜩 쌓여 있었죠. 제가 할 수 있는 건 여러 선배들에게 물어가며 부딪쳐보는 것뿐이었습니다. 그렇게 맨땅에 헤딩하며 익힌 것들을 모두 기억하기 위해 매일 매일 업무일지를 쓰기 시작했습니다.
매일 업무일지를 쓴 지 2년이 지났습니다. 새로운 프로젝트를 맡아 런칭해보기도 하고, 과정 중 어려움을 겪기도 했습니다. 2년간 꾸준히 쓴 업무일지는 꼼꼼하게 업무를 기록해둘 수 있는 도구이자, 어디서도 찾을 수 없는 나만의 업무 데이터베이스가 되었습니다. 업무일지를 쓰며 얻을 수 있는 것을 크게 세 가지로 정리해봤습니다.
1) 언제든 참고할 수 있는 나만의 업무 매뉴얼을 만들 수 있다.
입사 후에 기획 업무를 배우기 위해 잠시 다른 부서로 자리를 옮겼던 적이 있었습니다. 그때 선배들로부터 기획 업무에 대한 기본기를 배울 수 있었는데요. 이때 기록해둔 업무일지의 내용을 바탕으로 '웹 기획의 기본 작업 리스트' 매뉴얼을 만들었습니다.
몇 개월 후 새로운 프로젝트를 맡았을 때 작성해둔 업무일지를 보며 프로젝트를 진행했습니다. 내가 쌓아둔 업무 기록은 어느 책에서도 볼 수 없는 나만의 매뉴얼이 될 수 있었습니다.
리서치, 참고 자료 아카이빙 등 다양한 업무 기록 ⓒ김민석
2) 개인 회고와 성과 평가에 쓸 수 있는 양질의 자료를 마련할 수 있다.
저는 업무일지를 기반으로 주기적으로 회고를 하고 있습니다. 회고할 때, 매일 남겨둔 업무일지는 큰 도움이 됩니다. 회고하려고 자리에 앉았을 때, 1주일 전 일도 잘 기억나지 않을 때가 있는데요. 이때 매일 기록해둔 업무일지로 휘발된 기억을 채울 수 있습니다.
또, 회사에서 매년 자기 평가를 제출할 때에도 업무일지를 기반으로 한 해의 업무를 정리하고, 객관적인 수치를 제시하여 성과 평가를 풍부하게 작성할 수 있었습니다.
3) 새롭거나 모르는 일도 일단 부딪쳐 볼 수 있는 힘을 기를 수 있다.
코어 근육이 중요하다고들 하죠. 하지만 코어 근육을 기르는 것은 단시간에 되지 않습니다. 매일 꾸준히 1분씩 플랭크를 하다 보면 어느샌가 조금씩 근육이 생기는 걸 느낄 수 있습니다. 업무일지를 쓰는 것도 매일 플랭크를 하는 것과 비슷하다고 생각합니다. 매일 꾸준히 업무일지를 쓰면 일 근육을 기를 수 있다고나 할까요?
일 근육은 평상시에는 눈에 잘 띄지 않지만 새로운 일에 부딪혔을 때, 어려운 일을 만났을 때 빛을 발합니다. 저는 업무일지로 매일 적립해둔 일 근육 덕에, 6개월마다 완전히 새로운 프로젝트를 맡았을 때도 결과물을 만들어내는 성과를 낼 수 있었습니다.
노션으로 업무일지 쓰면 좋은 점 3가지
1) 프로젝트 상황에 맞춰 최적의 구조를 세팅해 활용할 수 있다.
노션은 사용자가 원하는 대로 페이지를 구성할 수 있는 자유도가 높은 도구입니다. 2년간 저는 노션 업무일지 구조를 상황에 따라 그때그때 바꿔가며 개선해왔습니다. 매주 업무일지 페이지를 만들어서 사용해오다가, 진행 중인 프로젝트 중 중요한 프로젝트 한 개를 상세하게 봐야 했던 시기에는 프로젝트 세부 내용에 맞춰 업무일지를 개선해보기도 했습니다.
추가적인 저장 프로세스나 번거로운 절차 없이 페이지를 수정하면 바로 변경과 저장이 동시에 이뤄지는 노션의 특성 덕분에 프로젝트 중요도, 유형 등등 여러 가지 상황에 맞춰 최적의 구조로 변경해 사용하고 있습니다. 업무일지 개선 작업은 지금도 현재진행형이고요.
2) 데이터베이스를 다양한 기준으로 정렬해 시각화할 수 있다.
노션의 큰 장점 중 하나는, 동일한 콘텐츠를 여러 가지 뷰로 볼 수 있다는 점입니다. 프로젝트별, 특정 기간별로 나만의 기준에 따라 업무일지를 시각화할 수 있습니다. 기존 노트 앱에서는 지원하지 않던 기능이라 '나만의 데이터베이스'로서의 장점을 극대화해줍니다.
3) 기능이 꾸준히 업데이트된다.
노션은 사용자 의견을 반영하고 신규 기능을 만드는 속도가 빠른 편입니다. 이렇게 새롭게 추가되는 다양한 기능을 업무일지에 적용하다 보면, 지루해지기 쉬운 업무 기록을 꾸준히 이어나가는 데 도움이 됩니다.
노션을 처음 사용했을 때만 해도 없었던 기능이지만, 지금은 누구나 편리하게 사용하고 있는 인용구를 쉽게 써주는 '콜아웃(Callout)' 블록, 시간순으로 프로젝트를 트래킹할 수 있는 '타임라인 뷰(Timeline view)' 등을 예시로 들 수 있는데요. 이러한 장점을 바탕으로 노션 업무일지 세팅을 해두면, 적은 노력으로 깔끔하게 정돈된 기록을 남길 수 있습니다.
이 아티클에서는 독자분들도 꾸준히 업무 기록을 시도해보실 수 있도록 제가 사용 중인 노션 업무일지의 기본 툴부터 차근차근 소개해드리려고 합니다. (제가 만든 '업무일지 템플릿'을 복제하시면 바로 이용하실 수 있습니다.)
1단계에서는 업무일지의 기본 세팅을 소개하고, 2단계에서는 제가 어떻게 업무일지를 쓰는지 소개하려고 합니다. 템플릿을 어떻게 만들었는지 궁금하시다면 1단계부터 따라오시고, 구체적인 업무일지 쓰는 법이 궁금하시다면 바로 2단계로 넘어가셔도 됩니다.
노션으로 업무일지 쓰는 법 1단계 - 템플릿 만들기
1) '보드 뷰' 페이지 만들기
노션 업무일지의 기본 세팅을 위해 제일 먼저 해야 할 일은 새 페이지를 만드는 것입니다. 좌측 하단의 '새 페이지'를 누르면 창이 하나 뜨는데, 이때 '데이터베이스'에서 '보드'를 선택하시면 돼요.
노션 구조상 페이지 안에 데이터베이스를 여러 개 만들면 로딩이 느려지고, 한눈에 보기 어렵다는 단점이 있는데요. 페이지를 '보드 뷰'로 구성하면 1년치 기록을 한 곳에 모을 수 있어서 보기 쉽고 빠르게 접근할 수 있답니다.
노션에서 '보드' 뷰 선택하기 ⓒ김민석
2) 분기별 그룹 만들기
1년을 4개의 분기로 나누어 분기별로 4개의 그룹을 만들면 한 그룹당 12~13개 페이지로 딱 떨어져서 한 눈에 보기 쉽고, 원하는 날짜를 쉽게 찾을 수 있습니다.
화면 우측에 보이는 '그룹 추가' 버튼을 눌러 분기별로 그룹을 만들어 보세요. 기본으로 지정된 그룹 이름을 클릭하면 그룹 이름을, 그룹 이름 우측의 '‧‧‧'을 누르면 색상을 변경하실 수 있습니다.
분기별 그룹명 지정하기 ⓒ김민석
3) 위클리 템플릿 만들기
이제 매주 하나씩 사용할 위클리 템플릿을 만들어 볼게요. 템플릿을 만들어 두면, 페이지 내에서 반복해서 사용이 가능하고, 언제든 템플릿을 수정할 수 있습니다.
'새로 만들기'를 눌러 빈 페이지를 생성한 후 클릭한 다음, '템플릿을 생성하세요'를 누르면 전체 페이지에서 사용 가능한 템플릿이 생성됩니다.
템플릿 설정하기 ⓒ김민석
템플릿은 '블록'으로 구성할 수 있습니다. 블록은 노션에서 콘텐츠를 구성하는 기본 단위인데요. '슬래시(/)'를 입력하면 어떤 블록이 있는지 볼 수 있습니다.
/를 입력하면 블록을 선택할 수 있다. ⓒ김민석
템플릿에 쓰이는 블록을 하나씩 설명 드릴게요.
• 목차(고급 블록): 제목 블록을 모아 자동으로 목차를 생성해주는 블록입니다. '날짜별 바로 가기'를 만들기 위한 용도로 쓰입니다.
• 제목2(기본 블록): 이번 주의 목표를 적는 '위클리 투두' 입니다.
• 구분선(기본 블록): 본격적인 업무 기록을 시작하는 구분선입니다.
• 제목3(기본 블록): 업무 기록을 하는 날의 날짜를 적습니다. 1월 1일 월요일과 같이, 월/일/요일을 적습니다.
업무일지 템플릿 구성 ⓒ김민석
'뒤로'를 누르면 방금 만든 템플릿이 저장되었음을 확인하실 수 있습니다. 이제 기본 세팅이 끝났습니다.
노션으로 업무일지 쓰는 법 2단계 - 세부 항목 만들기
이제 기본 세팅이 끝났으니, 노션으로 업무일지를 써볼까요? 저는 한 주를 시작하는 월요일 아침, 이번 주의 업무일지 페이지를 만드는 것으로 업무를 시작합니다. 노션 페이지에 미리 만들어둔 템플릿을 추가하고, 진행 중인 업무를 기록해요. 빈 보드에 매일 업무 기록을 쌓으며 1년을 보내면 아래와 같은 한 판이 만들어집니다.
1년 동안 작성한 주차별 업무일지 ⓒ김민석
지금부터는, 제가 그동안 업무일지를 쓰면서 얻은 노하우를 알려드릴게요. 업무일지 작성을 시작하실 때 이 글을 참고하시면 노션을 200% 활용한 체계적인 업무일지를 기록할 수 있을 거예요.
1) 제목 형식 통일하기
페이지를 만들 때 제목은 매우 중요합니다. 일단 제목을 통일하면 모아 봤을 때 깔끔하고 정리된 느낌을 줄 뿐 아니라 원하는 날짜를 빠르게 찾을 수 있습니다. 업무일지를 파일로 백업하거나 추후 회고나 평가 자료로 다시 보는 경우가 종종 있는데요. 제목의 형식을 통일해서 적어두면, 편리하게 원하는 업무일지를 찾을 수 있습니다.
제목 형식을 통일해 깔끔하고 정리된 느낌 살리기 ⓒ김민석
저는 '[week N] 202X.XX.XX-XX.XX' 와 같은 형식으로 제목을 통일해 업무일지를 만들고 있습니다. 작년까지는 [1월 1주]와 같은 형태로 말머리를 달았는데요. 1월 1주와 같은 형태로 적다 보니, 마지막 주와 첫째 주가 함께 있는 주차를 표현하기 어렵기도 했고, 1년 기준으로 적었을 때 연말 성과 평가를 작성할 때 재료로 사용하기 더 좋아서 개선한 형태로 사용하고 있습니다.
제목 예시
[week 9] 2021.03.02-03.05
[week N] 말머리에 들어가는 숫자는 1월 첫 주를 1로 시작해서 매주 1씩 더해갑니다. 업무일지를 쓰기 시작한 주를 week 1로 계산해서 쓰신 후 매해 첫날 갱신하셔도 됩니다. 만약, 해당 주에 연휴가 있어서 월~수요일 까지만 근무한다면 실제로 일한 날짜만 적어줍니다.
2) 이모지, 필터링 등 다양한 이미지 요소 활용하기
노션 페이지는 이모지, 속성 등 다양한 요소가 있는데요. 저는 이러한 요소들을 적극적으로 활용합니다. 해당 주에 중요한 성과 발표가 있을 때 '(과녁 명중)' 이모지를 쓰는 등 특별한 이벤트를 시각적으로 좀 더 명확하게 표현할 수 있는 이모지를 고르는 편인데요. 이런 사소한 포인트로 쉽게 휘발되는 기억에 조금의 힌트를 남겨둘 수 있도록 해줍니다.
(과녁 명중)' 이모지를 쓰는 등 특별한 이벤트를 시각적으로 좀 더 명확하게 표현할 수 있는 이모지를 고르는 편인데요. 이런 사소한 포인트로 쉽게 휘발되는 기억에 조금의 힌트를 남겨둘 수 있도록 해줍니다.
기억에 남는 이모지 적극 활용하기 ⓒ김민석
데이터베이스를 기반으로 한 페이지에서는 최종 편집일시, 날짜, 다중 선택 등 다양한 속성을 활용할 수 있습니다. 저는 이 중에서도, '다중 선택' 속성을 활용하고 있습니다. 해당 주차에 진행한 업무의 큰 단위를 기준으로, 동일한 색깔을 지정하는 거죠.
예를 들어, 프로젝트명은 주황색으로 표시하고 HR 평가 프로세스는 회색으로 지정하는 등 비슷한 성격을 묶습니다. 노션에서 페이지를 속성 기준으로 필터링할 수 있기 때문에 다중 선택을 이용하여 업무의 대분류를 지정해두면, 해당 주에 어떤 업무를 했는지 한눈에 파악할 수 있습니다.
컬러 테그로 데이터베이스 분류 ⓒ김민석
3) 업무 달성률 파악하기
업무일지의 위클리 템플릿은 크게 '목차' - '한 주 목표' - '업무 기록'으로 구성되어 있습니다. 이는 일주일을 단계적으로 볼 수 있도록 돕는 구조입니다. '위클리 투두리스트'에 큰 틀의 한 주 목표를 적고, 매일 날짜를 적으며 '업무 기록'을 쌓으면, 목차에 자동으로 일주일이 차곡차곡 쌓입니다.
예를 들어 이번 주에 'A 프로젝트 데모 진행'이라는 업무 목표가 있을 때 해야 할 일은 '데모 피티 준비하기', '데모 발표 연습하기' 등이 있을 수 있는데요.
이런 세부적인 할 일 목록은 매일 적는 '업무 기록'에 적고, 위클리 투두는 큰 목표를 적어두는 칸으로만 활용합니다. 비슷한 성격의 할 일끼리 묶어 '위클리 투두'에 적어두면, 일주일 단위로 세운 목표 중 내가 어디까지 달성했는지, 현재 어느 위치에 있는지 한눈에 파악이 가능합니다. 업무 우선순위를 정할 때도 도움이 되겠죠.*
•
참고로, 붉게 강조 표시된 말머리는 '백쿼트(`)' 기호를 이용하여 문자를 강조한 것입니다. `워크(WORK)`와 같은 형태로 입력하면, 강조되어 표시됩니다.
투두리스트가 담긴 업무일지 상세 페이지 ⓒ김민석
이전에는 한 주 목표를 적지 않고 매일의 업무 기록만 적었습니다. 그러다 보니, 하루 동안 주어진 일에만 집중하게 되고 큰 틀에서 내가 해야 하는 목표에 대해 파악하기가 어려웠습니다. 위클리 투두를 템플릿에 추가하고 나서는, 이번 주 목표한 일을 매일 체크하면서, 내가 현재 어느 지점에 와있는지를 파악할 수 있게 되었고 업무 우선순위 조정이 수월해졌습니다.
업무일지 페이지는 일하는 동안 온종일 보는 페이지이기 때문에 저 같은 경우 꼭 업무에 관한 목표가 아니더라도 '삶', '휴식' 등의 목표도 함께 적어둡니다.
이전에는 '업무일지' 성격에 맞게 일에 관한 목표만 적었는데요. 잘 쉬면서 삶을 잘 가꾸는 것도 결국 일을 잘하는 것과 연관되어 있다는 생각을 하게 된 후로는 워크와 라이프를 나누지 않고 함께 한 주의 목표를 세우고 있습니다.
4) 노션 블록 활용해 나만의 업무 비서 만들기
노션에는 다양한 블록이 있는데요. 저는 주로 할 일 목록을 적는 투두리스트나, 콘텐츠를 숨길 수 있는 토글 블록을 주로 사용합니다. 업무 성격에 맞게 다양한 블록을 활용하실 수 있는데요. 제가 소개해드리고 싶은 블록은 '리마인더' 블록입니다.
리마인더는 날짜와 시간을 설정해 알림을 주는 기능을 제공합니다. '오늘, 내일'과 같이 상대적인 시간을 입력할 수도 있고 특정 날짜와 시간을 입력할 수도 있습니다. 알림이 필요한 일을 적고 '@내일 오전 9:00'을 입력하면, 아래 이미지처럼 '날짜' 항목이 뜹니다. 이 항목을 클릭하면 날짜 블록이 생깁니다.
노션 리마인더 기능 ⓒ김민석
입력한 날짜를 클릭하면, 캘린더와 함께 리마인더 시간을 설정할 수 있습니다. 언제 리마인더를 줄 것인지 선택하면 회색이었던 날짜 블록이 파란색으로 바뀝니다.
리마인더와 캘린더 연동 ⓒ김민석
설정한 리마인더 시각이 되면 사이드바의 '모든 업데이트'에 알림이 표시됩니다. [설정과 멤버]-[내 알림]에서 푸시 알림을 설정하면, 데스크톱 앱이나 모바일 앱으로 푸시를 보내줍니다. 퇴근하면 내일 할 일을 새까맣게 잊게 되는 날이 가끔 있는데요. 그런 일을 예방하기 위해 리마인더 기능도 아주 유용하게 사용하고 있습니다.
푸시 알림으로 리마인더 기능 유용하게 사용하기 ⓒ김민석
노션 블록에 관해 팁을 하나 더 드리면, 블록의 단축키들을 익히고 있으면 더 빠르고 쉽게 노션의 다양한 블록들을 사용할 수 있다는 것입니다. '할 일 목록'을 만들고 싶을 때 '대괄호([, ])'를 입력하면 '체크 박스(☐)'가 나타난다거나, 드롭다운 형식의 '토글(toggle)'을 입력할 때 '꺾쇠표(>)' 를 입력하는 등의 단축키가 있습니다. 노션 도움말에서 다양한 단축키를 볼 수 있으니 자주 쓰시는 블록은 익혀두시면 좋습니다.
노션 '도움말'에서 확인 가능한 단축키 정보 ⓒ김민석
지금까지, 노션으로 업무일지 시스템을 구축하고 업무일지를 쓰는 법에 대해 이야기해봤습니다. 업무일지 작성은 꾸준히 지속할수록 유의미한 변화를 가져다준다고 생각합니다. 단기간에 효과를 볼 수 없기에, 어쩌면 지루하고 답답한 과정이라고 느껴질 수도 있어요.
하지만 분명히 말씀드릴 수 있는 건, 하루하루 꾸준히 성실하게 기록했을 때 얻을 수 있는 성과는 확실하다는 것입니다. 저는 2년간 매일 업무일지를 쓰면서, 모르는 것이 나왔을 때도 일단 부딪혀 보는 태도나 누군가 하나씩 가르쳐주지 않아도 스스로 성장하는 힘을 기를 수 있었습니다.
또한 노션은 꾸준히 기록할 수 있도록 도와주는 좋은 도구입니다. 앞서 소개해 드린 방법으로 '업무일지 템플릿'을 활용해 다양한 블록을 조합해가며 매일의 기록을 쌓아보세요. 별것 아닌 것 같은 기록들도 쌓이다 보면 나만의 것이 됩니다.
여기서 더 나아가고 싶다면, 업무일지를 다시 들춰보는 회고를 추천해 드립니다. 저는 매주, 매 분기 루틴을 정해서 회고를 하고 있는데요. 다음 아티클에서는, '노션으로 회고하는 법'에 대해 좀 더 자세히 이야기해보겠습니다.
독자 댓글
